Instruktioner för beställare
Beställning och betalning
KivaQ E-enkäten beställs på webben från KivaQs webbsida. Betalning sker via nätbank, med kreditkort eller med faktura. Efter betalningen får beställaren i ett separat e-postmeddelande enkätens kod och lösenord för ändring av enkäten och analys av resultatet. KivaQ E-enkäten kan även beställas som ett konsultuppdrag.
Innan man beställer en KivaQ E-enkät är det bra att gå igenom enkäten med ledningen och personalens representanter. På detta sätt förbättrar man alla aktörers engagemang och man skapar en bra bas för planering av fortsatta åtgärder.
Frågorna
I enkäten finns 9 standardfrågor på finska, svenska och engelska. Förutom standardfrågorna är det möjligt att addera till 1-20 egna frågor. Man bör dock alltid noggrant överväga tilläggsfrågorna för i allmänhet sjunker svarsprocenten, om enkäten förlängs.
Det är möjligt att ändra frågorna fram till att någon svarat på enkäten. Respondentantal och den tid enkäten är öppen kan ändras även efter att svarandet börjat.
Indelning av personalen i grupper
Om beställaren är en större organisation kan det vara skäl att dela in personalen i grupper t.ex. enligt organisationsschemat. Om beställaren så önskar, är det möjligt att beställa separata lösenord för grupperna enligt indelningen. I så fall kan t.ex. företagets avdelningschefer granska sin egen avdelnings resultat.
Då KivaQ E-enkäten utförs är förtroendet synnerligen viktigt. Därför svarar man anonymt på enkäten. Om man delar in personalen i grupper bör man alltid beakta att anonymiteten bevaras. Om respondenten får uppfattningen att man pga indelningen kan spåra enskilda svar, är det möjligt att viljan minskar att berätta om t.ex. osakligt bemötande eller diskriminering.
Informera om enkäten
Det är bra att i god tid informera personalen om enkäten. Till personalen bör skickas förtidsinformation några veckor innan enkäten görs angående varför och när enkäten utförs. Det egentliga följebrevet, som innehåller länken till enkäten och enkätkoden, är det skäl att formulera med omtanke. Det bidrar också till att man erhåller en hög svarsprocent.
Via följande länk kan du bekanta dig med ett förslag till följebrev: Word-format.
Besvara enkäten
KivaQ E-enkäten besvaras i huvudsak på nätet med dator, tablett eller smartphone. Respondenten får i följebrevet en direkt länk till enkäten. Man kan svara på enkäten även på adressen www.kivaq.fi genom att, som nämns i följebrevet, fylla i enkätkoden på därtill avsedd plats. Svaren kan även samlas in med den pappersblankett, som kan kopieras från e-postmeddelandet, som beställaren fått som bekräftelse på beställd enkät. Om svar samlas även på papper bör en lämplig person spara dessa svar i KivaQ E-programmet. Speciellt då man samlar in svar på pappersblanketter är det viktigt att garantera anonymiteten.
Studera och analysera resultatet
KivaQ E-enkätens resultat registreras i realtid i den webbaserade analysmodulen. Resultatet kan studeras och analyseras genom registrering med enkätens enkätkod och lösenord.
Analysmodulen möjliggör en snabb korstabellering. Resultatet kan studeras antingen numeriskt eller grafiskt. Organisationen har möjlighet att jämföra enkäter gjorda vid skilda tidpunkter. Obs! Då man analyserar resultaten bör man inte använda flera webbläsarfönster samtidigt.
Presentation av resultatet för respondenterna
En väsentlig del av KivaQ E-enkäten är presentationen av resultatet för respondenterna och att planera fortsatta åtgärder tillsammans med personalen. Att fungera öppet motivererar personalen och förbättrar engagemanget då det gäller utvecklingsverksamheten. Det är möjligt att presentera KivaQ E-enkäens resultat på ett medryckande sätt med bl.a. webbaserad interaktiv korsatabellering.
Då man behandlar svaren är det synnerligen viktigt att komma ihåg, att möjlig upplevelse av diskriminering eller osakligt bemötande är för respondenten en mycket personlig sak. Man måste alltså försäkra sig om att svarens anonymitet bevaras.
Om organisationen inte själv vill konstruera enkäten och presentera resultatet så är det även möjligt att beställa KivaQ E-enkäten som ett konsultuppdrag som en färdig paketlösning. Vi kan också assistera vid uppgörande av en plan för jämlikhet och likabehandling. Fråga gärna om möjligheterna! Priset på konsultuppdraget och innehållet hittar du här.
