Dataskyddsbeskrivning för KivaQ OyAb
01.04.2024
1. Allmän Information
• Företagsnamn: KivaQ OyAb (Registrerat i Finland)
• FO-nummer: 1758144-6
• Kontaktperson: Markus Näsman, markus.nasman@kivaq.fi
2. Insamling samt förvaring av kundens uppgifter
• Vi får uppgifter av kunder i samband med att de tar kontakt med oss, t.ex. via e-post, telefon, vid kundträffar, www-blanketter osv.
• Uppgifter som sparas om kunden i samband med att ett samarbete inleds är: beställarens namn, titel, organisationens namn, organisationens uppgifter så som telefonnummer och adress, information om beställda tjänster, faktureringsuppgifter, samt annat kopplat till kundrelationen eller beställd service eller tjänster.
• Vi använder HubSpots CRM-system för att hantera våra kundrelationer. Kundens kontaktinformation och kundrelationdata förvaras bakom tvåstegsverifiering för att säkerställa högsta möjliga säkerhetsstandarder.
3. Webbplats/enkätapplikation och spårning
• Vår webbplats och enkätapplikation använder inga spårningskakor. Detta innebär att vi inte använder verktyg som Google Analytics eller liknande för att spåra eller samla information om besökare på vår webbplats.
4. Nyhetsbrev och e-postkommunikation
• KivaQ skickar ibland ut nyhetsbrev och marknadsföring. E-postlistan som används har samlats in med samtycke av mottagarna. Alla prenumeranter har rätt att när som helst få sina uppgifter raderade från e-postlistan. Vi använder Microsoft 365.
5. Förvaring av enkätdata
• Då kunden själv beställer en enkät på vår webbplats sparas beställarens uppgifter i vår databas. Enkätlösenord skyddas med SHA-256-kryptering för att garantera säkerheten.
• Uppgifter som sparas vid en beställning är de uppgifter som beställaren anger.
– Företagets/organisationens namn
– Bransch (beroende på beställningen)
– Postadress
– Beställarens e-postadress
– Enkätnamn
– Lösenord
– Datum då enkäten startar och avslutas
– Antalet respondenter
– Antalet tilläggsfrågor (beroende på beställningen)
– Kön och ålder (beroende på beställningen)
– Enkätsvaren
• För enkäter som beställs med personliga (unika) svarslänkar raderas alla respondenters (inte beställarens) e-postadresser automatiskt 30 dagar efter att enkätens svarstid avslutats.
• Enkätsvar sparas tills vidare, men KivaQ kan vid behov och överenskommelse manuellt radera enkäter. Enkätdata sparas för att kunna jämföra utveckling, det vill säga jämföra äldre enkäters resultat med nya enkäter.
• Enkätdata kan inte kopplas till en specifik individ, och förvaras alltid utan identifikationsuppgifter med en automatiserad id-nummer.
• Då man svarar på en enkät lagras ingen ip-adress från datorn i databasen. Däremot sparas en logg på alla sidladdningar som gjorts. I loggen finns en ip-adress, men det går inte att urskilja vilken enkät det handlar om, vilken e-postadress som använts eller vad personen har svarat. Denna logg raderas efter en knapp månad. Detta betyder att KivaQ inte kan koppla ihop en specifik respondent med någon data. Tidpunkten för när någon svarat lagras även i databasen, men kan inte heller kopplas till en enskild person eller e-postadress.
• KivaQ gör backup på hela servern inklusive loggar. Orsaken till att viss information loggas är för att lättare i efterskott undersöka både tekniska- och säkerhetsproblem.
• Databaserna är på servrar inom EU (Helsingfors, Finland).
6. Insamling av jämförelsematerial
Om man vid beställningstillfället godkänner att KivaQ OyAb anonymt adderar svaren på enkätens standardfrågor (inte textsvar eller tilläggsfrågor) till KivaQs stora referensdatabas innehållande alla svar, så får man tillgång till hela jämförelsematerialet. Jämförelsematerialet kan bestå av flera tiotusentals svar från olika branscher.
7. Vem har tillgång till enkätdata (som förvaras utan identifikationsuppgifter)
• Beställaren om hen har själv beställt enkäten. Om enkäten görs som konsultuppdrag så har beställaren tillgång endast om KivaQ sänder inloggningsuppgifter till kunden.
• KivaQs programmerare (bosatta i Finland). Vid behov tittar våra programmerare på en enskild enkät för att t.ex. felsöka tekniska problem.
• KivaQ:s konsulter. Alla som arbetar i KivaQ förbinds av tystnadsplikt.
8. Minsta antalet svar i en enskild analys
Enkätapplikationen begränsar inte hur många svar som bör finnas för att man skall kunna analysera ett resultat. Om en enkät beställs som ett konsultuppdrag av KivaQ OyAb så diskuteras alltid vem som får tillgång till resultatet.
9. Hantering samt förvaring av övriga data
• Kundmaterial (t.ex. enkätpresentationer i Powerpoint®, pdf rapporter, offerter och planer, intervjumaterial) lagras på Microsoft SharePoint och/eller OneDrive. Dessa är skyddade bakom lösenord.
10. Rätt till att granska samt att radera uppgifter
Varje kund som ingår i KivaQs kundregister har när som helst rätt att begära att se vilka uppgifter som finns lagrade, eller be att tidigare uppgifter raderas. Kunder kan även be om information om tidigare lagrade enkäter samt be att dessa raderas. Detta önskemål bör sändas skriftligt till kontaktpersonen under punkt 1. Allmän information.
Kontaktinformation
För ytterligare information eller förfrågningar om dataskydd, vänligen kontakta Markus Näsman på KivaQ OyAb markus.nasman@kivaq.fi
