Ohjeita kyselyn toteuttamiseen
TILAAMINEN JA MAKSAMINEN
KivaQ E-kysely tilataan verkosta KivaQn nettisivuilta. Maksaminen tapahtuu verkkopankin välityksellä, luottokortilla tai laskulla. Maksamisen jälkeen tilaaja saa erillisessä sähköpostiviestissä suoran linkin kyselyyn sekä kyselytunnuksen ja salasanan kyselyn muokkaamista ja tulosten analysointia varten. KivaQ E-kyselyn voi tilata myös konsulttipalveluna.
Ennen KivaQ E-kyselyn tilaamista se on hyvä käydä läpi johdon ja henkilöstön edustajien kanssa. Näin parannetaan kaikkien toimijoiden sitoutumista ja luodaan hyvä pohja jakotoimien suunnitteluun.
KYSYMYKSET
Kyselyssä on 9 vakiokysymystä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Vakiokysymysten lisäksi kyselyyn on mahdollista lisätä 1−20 omaa kysymystä. Lisäkysymysten tarvetta tulee kuitenkin aina harkita tarkkaan, koska yleensä vastausprosentti laskee, mikäli kysely pitenee.
Kysymyksiä on mahdollista muokata tilauksen jälkeen siihen asti, kunnes vastaaminen alkaa. Vastaajamäärää sekä kyselyn aukioloaikaa on mahdollista muokata myös vastaamisen jo alettua.
HENKILÖSTÖN JAKAMINEN RYHMIIN
Jos kyselyn tilaaja on isompi organisaatio, voi olla aiheellista jakaa henkilöstö ryhmiin esim. organisaatiorakenteen mukaisesti. Tilaaja voi halutessaan tilata omat salasanat vastaajaryhmille, jolloin esim. yrityksen eri osastojen päälliköt voivat tarkastella oman osastonsa tuloksia.
KivaQ E-kyselyn toteuttamisessa luottamuksellisuus on erittäin tärkeää. Siksi kyselyyn vastataan nimettömänä. Ryhmittelyssä on aina huomioitava vastaajien anonymiteetin säilyminen. Jos vastaajalle syntyy käsitys, että ryhmittelyn perusteella voidaan jäljittää yksittäisiä vastauksia, halukkuus kertoa esimerkiksi epäasiallisesta kohtelusta tai syrjinnän kokemuksista saattaa laskea.
KYSELYSTÄ TIEDOTTAMINEN
Kyselystä on hyvä tiedottaa henkilöstölle riittävän ajoissa. Henkilöstölle tulisi lähettää muutama viikko ennen kyselyä ennakkotietoa siitä, miksi ja milloin kysely toteutetaan. Varsinainen saatekirje, joka sisältää linkin kyselyyn sekä kyselytunnuksen, on hyvä laatia huolella. Se myös edesauttaa korkean vastausprosentin saamisessa.
Seuraavasta linkistä näet mallin saatekirjeen sisällöksi: Word-tiedosto.
KYSELYYN VASTAAMINEN
KivaQ E-kyselyyn vastataan ensisijaisesti verkossa joko tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella. Vastaaja saa saatekirjeessä suoran linkin kyselyyn. Kyselyyn voi vastata myös osoitteessa www.kivaq.fi täyttämällä kyselykoodin (mainitaan saatekirjeessä) sille varattuun kenttään. Vastaukset on mahdollista kerätä tulostettavalle paperilomakkeelle, joka toimitetaan tilaajalle tilausvahvistuksen mukana. Jos vastauksia kerätään myös paperille, tallentaa sopiva henkilö ne KivaQ E-ohjelmaan. Paperivastauksia käytettäessä on anonymiteetin takaaminen erityisen tärkeää.
TULOSTEN TARKASTELU JA ANALYSOINTI
KivaQ E-kyselyn tulokset tallentuvat reaaliaikaisesti verkkopohjaiseen analyysimoduuliin. Tuloksia pääsee tarkastelemaan ja analysoimaan kirjautumalla palveluun kyselytunnuksella ja salasanalla.
Analyysimoduuli mahdollistaa nopean ristiintaulukoinnin. Tuloksia voi tarkastella joko numeerisesti tai graafisesti. Organisaation on mahdollista verrata myös eri aikoina toteutettujen kyselyiden tuloksia keskenään. Huom! Tuloksia analysoitaessa ei pidä käyttää samanaikaisesti useampia selainikkunoita.
TULOSTEN ESITTÄMINEN VASTAAJILLE
KivaQ E-kyselyn oleellinen osa on tulosten esittäminen vastaajille sekä jatkotoimien suunnittelu yhdessä henkilöstön kanssa. Avoimuuteen perustuva toimintatapa motivoi henkilöstöä ja parantaa sitoutumista kehittämistoimintaan. KivaQ E-kyselyn tulokset on mahdollista esittää mukaansa tempaavassa muodossa, verkkopohjaisina interaktiivisina ristiintaulukointeina.
Vastausten käsittelyssä on kuitenkin ensiarvoisen tärkeää muistaa, että mahdollinen kokemus syrjinnästä tai epäasiallisesta kohtelusta on vastaajalle hyvin henkilökohtainen asia. Vastausten anonymiteetti on siksi varmistettava.
Jos organisaatio ei halua itse laatia kyselyä tai esittää tuloksia, on KivaQ E-kysely mahdollista tilata myös konsulttipalveluna valmiina pakettiratkaisuna. Lisäksi autamme tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman laatimisessa. Kysy lisää mahdollisuuksista! Konsulttipalvelun hinnat ja sisällön löydät täältä.
