Ohjeet kyselyn tilaajalle

Tilaus ja maksaminen

Linkit kyselyjen tilaamiseen löytyvät kunkin henkilöstökyselyn omilta sivuilta. Täytä kaikki tarvittavat tiedot kyselyn rakentamiseksi. Maksu tapahtuu verkkopankin, luottokortin tai laskun kautta. Maksun jälkeen saat vahvistusviestin, joka sisältää tietoa kyselystä, mm. koodin ja salasanan, joilla voit muokata kyselyäsi tai analysoida tuloksia. Kyselyt voidaan myös tilata asiantuntijapalveluna.

Kysymykset

Vakiokysymysten määrä vaihtelee 7–18 välillä riippuen kyselystä. Lyhyiden kyselyjen etuna on, että tulokset sisältävät vain olennaista tietoa. Vakiokysymysten lisäksi voit halutessasi lisätä jopa 20 omaa kysymystä. Räätälöityjen kysymysten tarve kannattaa kuitenkin harkita tarkkaan, sillä kysymysten määrän kasvaessa vastausprosentti yleensä laskee.

Henkilöstön jakaminen ryhmiin

Jos suurempi organisaatio toteuttaa henkilöstökyselyn, voi olla perusteltua jakaa henkilöstö ryhmiin esimerkiksi organisaatiorakenteen mukaan. Ryhmittelyssä on kuitenkin tärkeää huomioida vastaajien anonymiteetti. Jos vastaajat kokevat, että ryhmittelyn perusteella yksittäiset vastaukset voidaan tunnistaa, vastausprosentti yleensä laskee. Jo pelkkä jako iän ja sukupuolen mukaan voi vaikuttaa vastausprosenttiin. Ryhmät voivat olla kuinka pieniä tahansa, jos lähiesihenkilö ja työntekijät ovat sopineet siitä etukäteen

Tilaaja voi halutessaan tilata erilliset salasanat eri vastaajaryhmille, jolloin esimerkiksi osastopäälliköt voivat tarkastella oman osastonsa tuloksia, mutta eivät muiden osastojen tuloksia.

Kyselystä tiedottaminen

Henkilöstölle tulisi tiedottaa kyselystä hyvissä ajoin, esimerkiksi lähettämällä ennakkotietoa muutama viikko ennen kyselyn alkua. Varsinainen saatekirje, joka sisältää linkin kyselyyn, kannattaa laatia huolellisesti – se vaikuttaa positiivisesti vastausprosenttiin.

Jos käytetään henkilökohtaisia (uniikkeja) vastauslinkkejä, sovelluksessa on valmiita tekstipohjia lähetettäväksi. Jos käytetään yleistä vastauslinkkiä, löydät ehdotuksia saatekirjeiksi kunkin kyselyn kohdalta:

Kyselyyn vastaaminen

Vastaajat ohjataan suoraan kyselyyn vastauslinkin kautta. Tilausvahvistuksessa kysymykset ovat myös saatavilla PDF-muodossa. Jos vastauksia kerätään myös paperilla, tulee jonkun sopivan henkilön tallentaa vastaukset KivaQ-sovellukseen. Paperivastausten käytössä on erityisen tärkeää varmistaa anonymiteetti. Nykyään paperilomakkeita käytetään erittäin harvoin.

Tulosten tarkastelu, analysointi ja esittäminen

Kyselyn tulokset tallentuvat reaaliajassa verkkopohjaiseen analyysimoduuliin. Tuloksia voi tarkastella ja analysoida kirjautumalla koodilla ja salasanalla täällä. Kun organisaatio toteuttaa ensimmäisen kyselynsä, kannattaa hyödyntää KivaQ:n vertailuaineistoa, joka löytyy vertailut-välilehdeltä (KivaQ W työhyvinvointi ja KivaQ E tasa-arvo ja yhdenvertaisuus).

Jatkossa tärkeintä on verrata tuloksia omiin aiempiin tuloksiin.

KivaQ-sovellus mahdollistaa nopeat ristiintaulukoinnit kaikilla muuttujilla. Tuloksia voi myös verrata eri ryhmien ja muiden kriteerien välillä sekä saman tyyppisiin kyselyihin. Tulokset voi analysoida PDF-, Excel- tai PowerPoint-muodossa. Halutessaan tulokset voi myös esittää suoraan KivaQ-sovelluksen kautta.

Olennaista KivaQ-kyselyissä on tulosten esittäminen vastaajille ja jatkotoimenpiteiden suunnittelu yhdessä henkilöstön kanssa. Avoin toimintatapa motivoi henkilöstöä ja parantaa sitoutumista kehittämistyöhön. Huom! Kun KivaQ-kyselyn vastauksia käsitellään, on erityisen tärkeää muistaa, että tietyt aiheet voivat olla vastaajalle hyvin henkilökohtaisia ja herkkiä. Siksi on ehdottoman tärkeää varmistaa vastausten anonymiteetti. HENKILÖSTÖKYSELYN TÄRKEIN OSA ON TULOSTEN PERUSTEELLA TEHDYT KÄYTÄNNÖN TOIMEENPITEET!

KivaQ-kyselyt voidaan tilata myös konsulttipalveluna – ota yhteyttä tästä.