Instruktioner för enkätbeställare
Beställning och betalning
Länkar till beställningen finns på respektive medarbetarenkäts sidor. Fyll i all information som krävs för att konstruera din medarbetarenkät. Betalningen sker via nätbanken, med kreditkort eller med faktura. Efter betalningen får du ett bekräftelsemeddelande som innehåller information om medarbetarenkäten som innehåller bl.a. en kod och lösenord för att modifiera din medarbetarenkät eller analysera resultatet. Medarbetarenkäterna kan även beställas som konsulttjänst.
Frågorna
Standardfrågorna är mellan 7st och 18st beroende på medarbetarenkäten. Fördelen med att de är korta är, att resultatet innehåller enbart väsentlig information. Förutom standardfrågorna kan du, om du så önskar, addera upp till 20 egna frågor. Behovet av skräddarsydda frågor bör dock noga övervägas, för vanligen sjunker svarsprocenten, då frågorna blir fler.
Indelning av personalen i grupper
Om en större organisation genomför en medarbetarundersökning, kan det vara skäl att dela in personalen i grupper till exempel enligt organisationsschemat. Vid grupperingen bör man dock observera, att respondenternas anonymitet bör bevaras. Om respondenterna får en uppfattning, att man på basen av grupperingen kan spåra individuella svar, så sjunker vanligen svarsprocenten. Redan en indelning enligt ålder och kön kan sänka svarsprocenten. Grupperna kan vara hur små som helst om närmaste chefen tillsammans med medarbetarna har kommit överens om det på förhand.
Om beställaren önskar kan beställaren beställa separata lösenord för en respondentgrupp, så att till exempel företagets avdelningschefer kan studera sin egen avdelnings resultat men inte de övriga avdelningarnas resultat.
Informera om enkäten
Man bör i god tid informera personalen om enkäten, t.ex. genom ett utskick med förhandsinformation några veckor innan enkäten börjar. Det egentliga följebrevet, som innehåller länken till enkäten, är det skäl att formulera med omtanke. Det bidrar också till att man erhåller en hög svarsprocent.
Om personliga (unika) svarslänkar används så finns det färdiga mallar i applikationen för texterna som skickas ut med svarlänkarna. Om en allmän svarslänk används så kan hittar du förslag till följebrev för respektive enkät nedan:
- För KivaQ W Arbetsvälbefinnande
- För KivaQ E Jämställdhet och likabehandling
- För KivaQ R&E Ansvar och etik
- För KivaQ R&H Hybrid- och distansarbete
Att svara på enkäten
Respondenterna skickas direkt till enkäten via svarslänken. I beställningsbekräftelsen finns även frågorna i .PDF format. Om man samlar in svar även på papper, bör någon lämplig person spara svaren i KivaQ-applikationen. Om man använder svar på papper är det synnerligen viktigt att försäkra sig om anonymiteten. Nuförtiden används pappersformuläret ytterst sällan.
Studera, analysera, presentera resultatet
Medarbetarenkäternas resultat sparas i realtid i den webbaserade analysmodulen. Man kan studera och analysera resultaten genom att logga in med koden och lösenordet här. Då en organisation genomför sin första medarbetarundersökning, är det bäst att utnyttja KivaQ:s referensmaterial vilket hittas under fliken för Jämförelser (KivaQ W arbetsvälbefinnande och KivaQ E jämställdhet och likabehandling).
I framtiden är det mest väsentligt att jämföra med det egna tidigare resultatet.
KivaQ-applikationen möjliggör snabb korstabellering med alla variabler. Man kan också jämföra resultatet mellan olika grupper och andra eventuella kriterier och enkäter av samma typ. Man får ut resultatet som en .PDF, Excel eller Power Point. Om man vill så kan man även presentera resultatet direkt via KivaQ-applikationen.
En väsentlig del av KivaQ -enkäterna är presentationen av resultatet för respondenterna och att planera fortsatta åtgärder tillsammans med personalen. Att fungera öppet motiverar personalen och förbättrar engagemanget då det gäller utvecklingsarbete. Notera! När svaren på en KivaQ enkät behandlas är det särskilt viktigt att komma ihåg att upplevelser som berör vissa ämnen kan vara mycket känsliga och personliga för respondenten. Det är därför avgörande att säkerställa att svarens anonymitet alltid bevaras. DEN VIKTIGASTE DELEN AV PERSONALENKÄTEN ÄR DE KONKRETA ÅTGÄRDERNA SOM VIDTAS UTIFRÅN RESULTATEN!
KivaQ -enkäterna kan även beställas som en konsulttjänst, kontakta oss här.