Tietosuojaseloste KivaQ OyAb

01.04.2024

1. Yleistä tietoa
• Yrityksen nimi: KivaQ OyAb (Rekisteröity Suomessa)
• Y- tunnus: 1758144-6
• Yhteyshenkilö: Markus Näsman, markus.nasman@kivaq.fi

2. Asiakkaan yhteystietojen kerääminen ja säilytys
• Saamme tietoja asiakkailta, kun he ottavat meihin yhteyttä esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisissa, www-lomakkeiden kautta jne.

• Asiakkaasta tallennettavia tietoja yhteistyön alkaessa ovat: tilaajan nimi, titteli, organisaation nimi, organisaation tiedot, kuten puhelinnumero ja osoite, tilattujen palveluiden tiedot, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen tai tilattuihin palveluihin tai palveluihin liittyvät tiedot.
• Käytämme HubSpotin CRM-järjestelmää asiakassuhteidemme hallintaan. Asiakkaan yhteystiedot ja asiakassuhdetiedot säilytetään kaksivaiheisen todennuksen takana korkeimpien mahdollisten turvallisuusstandardien varmistamiseksi.

3. Verkkosivusto/kyselysovellus ja seuranta
• Verkkosivustomme ja kyselysovelluksemme eivät käytä seurantaevästeitä. Tämä tarkoittaa, ettemme käytä työkaluja, kuten Google Analytics, seurataksemme tai kerätäksemme tietoa verkkosivustomme vierailijoista.

4. Uutiskirjeet ja sähköpostiviestintä
• KivaQ lähettää ajoittain uutiskirjeitä ja markkinointiviestejä. Käytössä oleva sähköpostilista on kerätty vastaanottajien suostumuksella. Kaikilla tilaajilla on oikeus milloin tahansa poistaa tietonsa sähköpostilistalta. Käytämme Microsoft 365 -palvelua.

5. Kyselytietojen säilytys
• Kun asiakas tilaa kyselyn verkkosivustoltamme, tilaajan tiedot tallennetaan tietokantaamme. Kyselysalasanat suojataan SHA-256-salausmenetelmällä turvallisuuden takaamiseksi.
• Tallennettavat tiedot tilauksen yhteydessä ovat tilaajan ilmoittamat tiedot:
– Yrityksen/organisaation nimi
– Toimiala (tilauksesta riippuen)
– Postiosoite
– Tilaajan sähköpostiosoite
– Kyselyn nimi
– Salasana
– Kyselyn aloitus- ja päättymispäivä
– Vastaajien määrä
– Lisäkysymysten määrä (tilauksesta riippuen)
– Sukupuoli ja ikä (tilauksesta riippuen)
– Kyselyvastaukset

• Henkilökohtaisilla (yksilöllisillä) vastauslinkeillä tilatuista kyselyistä kaikki vastaajien (ei tilaajan) sähköpostiosoitteet poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua kyselyn vastausajan päättymisestä.
• Kyselyvastaukset säilytetään toistaiseksi, mutta tarvittaessa ja sopimuksen mukaan KivaQ voi manuaalisesti poistaa kyselyitä. Kyselytietoja säilytetään kehityksen vertailemiseksi, eli vanhojen kyselyiden tulosten vertailemiseksi uusiin.
• Kyselytietoja ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön, ja ne säilytetään aina ilman tunnistetietoja automatisoidulla tunnusnumerolla.
• Kyselyyn vastattaessa tietokantaan ei tallenneta tietokoneen IP-osoitetta. Sen sijaan tallennetaan loki kaikista sivulatauksista. Lokissa on IP-osoite, mutta ei voi erottaa, mihin kyselyyn se liittyy, mitä sähköpostiosoitetta on käytetty tai mitä henkilö on vastannut. Tämä loki poistetaan noin kuukauden kuluttua. Tämä tarkoittaa, että KivaQ ei voi yhdistää tiettyä vastaajaa mihinkään dataan. Vastaamisen ajankohta tallennetaan myös tietokantaan, mutta sitä ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön tai sähköpostiosoitteeseen.
• KivaQ tekee varmuuskopioita koko palvelimesta, mukaan lukien lokit. Tiettyjen tietojen lokiin kirjaamisen syy on teknisten ja turvallisuuteen liityyvien ongelmien tutkimisen helpottaminen jälkikäteen.
• Tietokannat sijaitsevat EU:n alueella (Helsinki, Suomi).

6. Vertailuaineiston kerääminen

• Jos tilaushetkellä hyväksyy, että KivaQ OyAb lisää anonyymisti kyselyn vakiokysymysten vastaukset (ei tekstivastauksia tai lisäkysymyksiä) vertailuaineistoon, saa pääsyn koko vertailuaineistoon. Vertailuaineisto voi koostua useista kymmenistä tuhansista vastauksista eri toimialoilta.

7. Kuka pääsee käsiksi kyselytietoihin (jotka säilytetään ilman tunnistetietoja)
a) Tilaaja, jos hän on itse tilannut kyselyn. Jos kysely tehdään konsulttityönä, tilaajalla on pääsy vain, jos KivaQ lähettää kirjautumistiedot asiakkaalle.
b) KivaQ:n ohjelmoijat (asuvat Suomessa). Tarvittaessa ohjelmoijamme tarkastelevat yksittäistä kyselyä esim. teknisten ongelmien ratkaisemiseksi.
c) KivaQ:n konsultit. Kaikki KivaQ:ssa työskentelevät sitoutuvat vaitiolovelvollisuuteen.

8. Pienin vastausmäärä yksittäisessä analyysissä
• Kyselysovellus ei rajoita sitä, kuinka monta vastausta tulisi olla, jotta tuloksen voisi analysoida. Jos kysely tilataan konsulttipalveluna KivaQ OyAb:lta, keskustellaan aina siitä, kenellä on pääsy tulokseen.

9. Muun datan käsittely ja säilytys
• Asiakasmateriaali (esim. kyselyesittelyt PowerPoint®-esityksinä, PDF-raportit, tarjoukset ja suunnitelmat, haastattelumateriaali) säilytetään Microsoft SharePointissa ja/tai OneDrivessa. Nämä on suojattu salasanalla.

10. Oikeus tarkastella ja poistaa tietoja
Jokaisella asiakkaalla, joka on osa KivaQ:n asiakasrekisteriä, on milloin tahansa oikeus pyytää nähdäkseen tallennetut tietonsa tai pyytää aiemmin tallennettujen tietojen poistamista. Asiakkaat voivat myös pyytää tietoja aiemmin tallennetuista kyselyistä ja pyytää näiden poistamista. Tämä toive tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 1. Yleistä tietoa mainitulle yhteyshenkilölle.

Yhteystiedot
Lisätietoja tai tiedusteluja tietosuojasta varten, ole hyvä ja ota yhteyttä Markus Näsmaniin KivaQ OyAb:ssä markus.nasman@kivaq.fi