03.02.2026
1. Yleistä tietoa
• Yrityksen nimi: KivaQ OyAb (Rekisteröity Suomessa)
• Y- tunnus: 1758144-6
• Yhteyshenkilö: Markus Näsman, markus.nasman@kivaq.fi
2. Asiakkaan yhteystietojen kerääminen ja säilytys
• Saamme tietoja asiakkailta, kun he ottavat meihin yhteyttä esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisissa, www-lomakkeiden kautta jne.
• Asiakkaasta tallennettavia tietoja yhteistyön alkaessa ovat: tilaajan nimi, titteli, organisaation nimi, organisaation tiedot, kuten puhelinnumero ja osoite, tilattujen palveluiden tiedot, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen tai tilattuihin palveluihin tai palveluihin liittyvät tiedot.
• Käytämme HubSpotin CRM-järjestelmää asiakassuhteidemme hallintaan. Asiakkaan yhteystiedot ja asiakassuhdetiedot säilytetään kaksivaiheisen todennuksen takana korkeimpien mahdollisten turvallisuusstandardien varmistamiseksi.
3. Verkkosivusto/kyselysovellus ja seuranta
• Verkkosivustomme ja kyselysovelluksemme eivät käytä seurantaevästeitä. Tämä tarkoittaa, ettemme käytä työkaluja, kuten Google Analytics, seurataksemme tai kerätäksemme tietoa verkkosivustomme vierailijoista.
4. Uutiskirjeet ja sähköpostiviestintä
• KivaQ lähettää ajoittain uutiskirjeitä (katso 11) ja markkinointiviestejä. Käytössä oleva sähköpostilista on kerätty vastaanottajien suostumuksella. Kaikilla tilaajilla on oikeus milloin tahansa poistaa tietonsa sähköpostilistalta. Käytämme Microsoft 365 -palvelua.
5. Kyselytietojen säilytys
• Kun asiakas tilaa kyselyn verkkosivustoltamme, tilaajan tiedot tallennetaan tietokantaamme. Kyselysalasanat suojataan SHA-256-salausmenetelmällä turvallisuuden takaamiseksi.
• Tallennettavat tiedot tilauksen yhteydessä ovat tilaajan ilmoittamat tiedot:
– Yrityksen/organisaation nimi
– Toimiala (tilauksesta riippuen)
– Postiosoite
– Tilaajan sähköpostiosoite
– Kyselyn nimi
– Salasana
– Kyselyn aloitus- ja päättymispäivä
– Vastaajien määrä
– Lisäkysymysten määrä (tilauksesta riippuen)
– Sukupuoli ja ikä (tilauksesta riippuen)
– Kyselyvastaukset
• Henkilökohtaisilla (yksilöllisillä) vastauslinkeillä tilatuista kyselyistä kaikki vastaajien (ei tilaajan) sähköpostiosoitteet poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua kyselyn vastausajan päättymisestä.
• Kun käytetään henkilökohtaisia (yksilöllisiä vastauslinkkejä), vastaaja voi valita toiminnon ”Tallenna ja jatka myöhemmin”. Vastaukset voivat hetkellisesti yhdistyä sähköpostiosoitteeseen, kunnes vastaaja on lähettänyt täydelliset vastauksensa – silloin yhteys sähköpostiin poistuu.
• Kyselyvastaukset säilytetään toistaiseksi, mutta tarvittaessa ja sopimuksen mukaan KivaQ voi manuaalisesti poistaa kyselyitä. Kyselytietoja säilytetään kehityksen vertailemiseksi, eli vanhojen kyselyiden tulosten vertailemiseksi uusiin.
• Kyselytietoja ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön, ja ne säilytetään aina ilman tunnistetietoja automatisoidulla tunnusnumerolla.
• Kyselyyn vastattaessa tietokantaan ei tallenneta tietokoneen IP-osoitetta. Sen sijaan tallennetaan loki kaikista sivulatauksista. Lokissa on IP-osoite, mutta ei voi erottaa, mihin kyselyyn se liittyy, mitä sähköpostiosoitetta on käytetty tai mitä henkilö on vastannut. Tämä loki poistetaan noin kuukauden kuluttua. Tämä tarkoittaa, että KivaQ ei voi yhdistää tiettyä vastaajaa mihinkään dataan. Vastaamisen ajankohta tallennetaan myös tietokantaan, mutta sitä ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön tai sähköpostiosoitteeseen.
• Jos vastaaja käyttää toimintoa ”Tallenna ja jatka myöhemmin”, vastaus automaattinen tunnistenumero voidaan tilapäisesti yhdistää vastaajan sähköpostiosoitteeseen. Yhdistys katkaistaan, kun vastaaja on vastannut loppuun ja lähettänyt vastauksensa. Jos vastaaja ei jatka ja vastaa loppuun, eli jättää vastauksensa keskeneräiseksi, keskeneräinen vastaus poistetaan 30 päivää sen jälkeen, kun kyselyn vastausaika on päättynyt.
• KivaQ tekee varmuuskopioita koko palvelimesta, mukaan lukien lokit. Tiettyjen tietojen lokiin kirjaamisen syy on teknisten ja turvallisuuteen liityyvien ongelmien tutkimisen helpottaminen jälkikäteen.
• Tietokannat sijaitsevat EU:n alueella (Helsinki, Suomi).
6. Vertailuaineiston kerääminen
• Jos tilaushetkellä hyväksyy, että KivaQ OyAb lisää anonyymisti kyselyn vakiokysymysten vastaukset (ei tekstivastauksia tai lisäkysymyksiä) vertailuaineistoon, saa pääsyn koko vertailuaineistoon. Vertailuaineisto voi koostua useista kymmenistä tuhansista vastauksista eri toimialoilta.
7. Kuka pääsee käsiksi kyselytietoihin (jotka säilytetään ilman tunnistetietoja)
a) Tilaaja, jos hän on itse tilannut kyselyn. Jos kysely tehdään konsulttityönä, tilaajalla on pääsy vain, jos KivaQ lähettää kirjautumistiedot asiakkaalle.
b) KivaQ:n ohjelmoijat (asuvat Suomessa). Tarvittaessa ohjelmoijamme tarkastelevat yksittäistä kyselyä esim. teknisten ongelmien ratkaisemiseksi.
c) KivaQ:n konsultit. Kaikki KivaQ:ssa työskentelevät sitoutuvat vaitiolovelvollisuuteen.
8. Pienin vastausmäärä yksittäisessä analyysissä
• Kyselysovellus ei rajoita sitä, kuinka monta vastausta tulisi olla, jotta tuloksen voisi analysoida. Jos kysely tilataan konsulttipalveluna KivaQ OyAb:lta, keskustellaan aina siitä, kenellä on pääsy tulokseen.
9. Muun datan käsittely ja säilytys
• Asiakasmateriaali (esim. kyselyesittelyt PowerPoint®-esityksinä, PDF-raportit, tarjoukset ja suunnitelmat, haastattelumateriaali) säilytetään Microsoft SharePointissa ja/tai OneDrivessa. Nämä on suojattu salasanalla.
10. Oikeus tarkastella ja poistaa tietoja
Jokaisella asiakkaalla, joka on osa KivaQ:n asiakasrekisteriä, on milloin tahansa oikeus pyytää nähdäkseen tallennetut tietonsa tai pyytää aiemmin tallennettujen tietojen poistamista. Asiakkaat voivat myös pyytää tietoja aiemmin tallennetuista kyselyistä ja pyytää näiden poistamista. Tämä toive tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 1. Yleistä tietoa mainitulle yhteyshenkilölle.
11. Uutiskirjeet Brevon kautta (www.brevo.com)
• Uutiskirjeiden lähettämiseen KivaQ käyttää Brevo-palvelua.
• Mitä tietoja? Tyypillisesti: sähköpostiosoite, nimi, organisaatio, kielivalinta sekä tiedot tilausstatuksesta. Voimme myös nähdä uutiskirjeiden avaamiset ja linkkien klikkaukset ymmärtääksemme kiinnostusta sisältöä kohtaan.
• Miten tiedot kerätään? Suostumuksella lomakkeiden kautta, sähköpostiyhteyden, asiakassuhteen tai osallistumisen kautta tapahtumiimme/palveluihimme.
• Tarkoitus: Lähettää uutisia ja tietoa palveluistamme, hallita tilauksia, segmentoida lähetyksiä niiden osuvuuden parantamiseksi sekä tehdä yksinkertaista koosteanalyysiä sisällön ja lähetystiheyden parantamiseksi.
• Oikeusperuste: Ensisijaisesti suostumus. Joissakin B2B-tilanteissa voimme käyttää oikeutettua etua lähettääksemme relevanttia tietoa olemassa oleville kontakteille voimassa olevien tietosuojasäännösten mukaisesti.
• Avaamisten/klikkausten seuranta: Mittaus perustuu seurantakuvaan ja seurattuihin linkkeihin. Jotkin sähköpostiohjelmat voivat estää tai esiladata sisältöä, mikä voi vaikuttaa lukuihin.
• Säilytysaika: Säilytämme tietoja niin kauan kuin olette tilaajia tai niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen tarkoitusta varten. Poistamme tai anonymisoimme tiedot, kun niitä ei enää tarvita, ja karsimme säännöllisesti passiivisia osoitteita.
• Tietoturva ja käyttöoikeudet: Pääsy Brevoon on rajattu KivaQ:n valtuutetuille työntekijöille sekä yhteistyökumppanillemme, joka auttaa meitä markkinoinnissa.
• Teidän oikeutenne: Voitte peruuttaa tilauksen jokaisessa lähetyksessä olevan linkin kautta. Voitte myös pyytää rekisteriotetta tai tietojen poistamista ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun henkilöön.
Yhteystiedot
Lisätietoja tai tiedusteluja tietosuojasta varten, ole hyvä ja ota yhteyttä Markus Näsmaniin KivaQ OyAb:ssä markus.nasman@kivaq.fi